Registrierung
Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Kita Portal Schmitten

Das Kita Portal Schmitten (https://www.webkita1.de/schmitten) ist ein Dienstleistungsangebot der Gemeinde Schmitten, mit dem Sie sich über das Angebot an Kindertageseinrichtungen informieren und sich für einen Betreuungsplatz vormerken lassen können.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Kita Portal Schmitten auf. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Sie können das Kita Portal Schmitten besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Dies betrifft sowohl die Recherche nach möglichen Betreuungsplätzen als auch das Informationsportal.

Erst bei der konkreten Vormerkung für einen Betreuungsplatz ist eine Registrierung erforderlich, bei der wir personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten.

1. Datenerhebung und Datenverwendung

1.1 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Registrierung ist Art. 6 Abs.1 der DSGVO zu folgenden Zwecken:

  • Durchführung des Anmeldeverfahrens für Kindergartenplätze
  • Beitragserhebung für Kindertageseinrichtungen
  • Gesetzlich Vorgegebene Statistiken (anonymisierte Daten)
  • Zurverfügungstellung und Sicherstellung eines funktionsfähigen Betriebs des Systems Kita Portal Schmitten
  • Kommunikationszwecke

Die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeiten wir nur im jeweils dafür erforderlichen Umfang und zu den genannten Zwecken. Es werden grundsätzlich nur die Daten erhoben, die zur Erfüllung der Aufgaben nach SGB VIII und HKJGB erforderlich sind.

1.2 Umfang der erhobenen Daten

Im Rahmen der Nutzung des Kita Portal Schmitten werden folgende Daten in unterschiedlichem Umfang verarbeitet:

  • Adressdaten (u.a. Name, Anschrift)
  • Kontaktdaten (u.a. E-Mail-Adresse)
  • Nutzerdaten (u.a. Passwörter, Nutzer-ID)
  • Metadaten (IP-Adressen)
  • Zugriffsdaten (u.a. aufgerufene Seiten)

Das Erstellen von Vormerkungen für Ihr Kind, sowie das Erhalten und Bestätigen von Platzangeboten von Kindertageseinrichtungen erfordert die Registrierung eines Nutzerkontos.

Eine Registrierung ist nur möglich, wenn Sie bestätigen, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben.

Bei einer Registrierung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Anrede
  • Vorname, Familienname
  • E-Mail-Adresse

Für das Nutzerkonto wird ein Passwort gespeichert.

Zur Erstellung einer Vormerkung werden weitere Daten der Sorgeberechtigten erhoben:

  • Anrede
  • Vorname, Familienname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Beschäftigungsverhältnis
  • Möglicher SGBII-Bezug
  • Familienform
  • Anschrift

Weiterhin werden zur Erstellung einer Vormerkung die Daten des/r Kindes/r erhoben:

  • Vorname, Familienname
  • Geschlecht
  • Geburtsdatum
  • Förderbedarf (freiwillig)
  • Betreuungsstatus
  • Anschrift

Unabhängig von einer Registrierung werden automatisch folgende Metadaten über Ihren Internetbrowser beim Aufruf vom Kita Portal Schmitten an unseren Webserver übermittelt und aufgezeichnet:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das von Ihnen verwendete Betriebssystem
  • Ihre IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name der angeforderten Datei / Internetseite
  • Zugriffsstatus

 

1.3 Zur Erfüllung des Rechtsanspruches auf einen Betreuungsplatz werden folgende Daten protokolliert:

  • wann wurde die Vormerkung erstellt (durch das Elternkonto)
  • wann wurde ggf. die Vormerkung geändert (durch das Elternkonto)
  • wann wurde eine bestehende Vormerkung gelöscht (durch das Elternkonto) 
  • wann erfolgte ein Platzangebot (durch die Einrichtung)
  • wann wurde das Platzangebot bestätigt oder abgelehnt (durch das Elternkonto) 
  • wann wurde die Aufnahme generiert (durch die Einrichtung)

 

1.3 Nutzung und Weitergabe Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden folgenden Personen nur so weit zur Nutzung zugänglich gemacht, wie sie diese zur Erfüllung der Aufgaben nach dem HKJGB benötigen oder die Weitergabe zur Vertragsdurchführung erforderlich ist:

  • die dafür berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde Schmitten in der Abteilung Kindergartensachbearbeitung
  • die Einrichtungsleiterinnen und Einrichtungsleiter und die jeweiligen Stellvertreter der Kindertagesstätten in Schmitten als Betreuungsplatzanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte oder eine sonstige Auswertung findet nicht statt, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu.

 

1.4 Dienstleister im Zusammenhang mit der Ausführung von Kita Portal Schmitten:

BOS (Programmhersteller von webKITA)

BOS Gesellschaft für EDV-Beratung + Organisation + Software mbH
Simrockstraße 5
56075 Koblenz
Telefon: 0261 953293-90
Telefax: 0261 953293-99
E-Mail: zentrale@webkita.de
Handelsregister: HRB 1936, Amtsgericht Koblenz
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE148789320

Google Maps (Kartenanbieter)

webKITA verwendet die Google Maps API, um das Betreuungsangebot geographisch darzustellen.

Google Maps ist ein Kartendienst von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA. Bei der Nutzung von Google Maps werden von Google auch Daten über die Nutzung der Maps-Funktionen durch Besucher von webKITA erhoben, verarbeitet und genutzt. Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google können Sie in den Datenschutzhinweisen von Google entnehmen. Dort können Sie im Datenschutzcenter auch Ihre Einstellungen verändern, um Ihre Daten zu schützen.

1.5 Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Datenspeicherung im Kita Portal Schmitten richtet sich nach der Art der Daten und ihrem jeweiligen Verarbeitungszweck.

  • Ihre Familiendaten werden nach Beendigung der Betreuung aller Kinder vier Jahre lang gespeichert
  • Daten der Nutzerkonten (Adress-, Kontakt- und Nutzerdaten) bleiben so lange im System gespeichert, bis der Nutzer diese selbst löscht oder eine automatische Löschung aufgrund von Inaktivität erfolgt. Eine selbständige Löschung durch den Nutzer ist jederzeit möglich.
  • Die beim E-Mail-Transport auf den Servern unseres Providers anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
  • APPLOG Einträge 730 Tage werden von unserem Provider für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.

1.6 Datensicherheit

Der Schutz Ihrer privaten und personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bei der Übertragung Ihrer eingegebenen Daten wird die Datensicherheit durch den Einsatz des sogenannten SSL-Verfahrens gesichert. Dadurch werden Ihre vertraulichen Daten verschlüsselt zwischen Ihrem Browser und unserem Server über das Internet übertragen.

2. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO.

Dann stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns zu:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, soweit die Datenverarbeitung ausnahmsweise nicht in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 31 63
65021 Wiesbaden
Vor-Ort:
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Telefon 0611 1408 0
Fax 0611 1408 900 oder 901
E-Mail-Adresse: poststelle@datenschutz.hessen.de

Wenn Sie von Ihrem Betroffenenrecht Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte persönlich oder schriftlich an den Datenschutzbeauftragten der Gemeinde Schmitten.